LOS SISTEMA DE DOCUMENATCION

SISTEMA DE DOCUMENTCION

Es el conjunto de información que nos dice qué hacen los sistemas, cómo lo hacen y para quién lo hacen y lo ejecutan si es para una empresa privada o publica del gobierno que permite al usuario la facilidad mas rápida de manejar el sistema mas rápido y llevar todos lo que operan en la empresa
La documentación consiste en mamaicaterial que explica las características técnicas y la operación de un sistema. Es esencial para proporcionar entendimiento de un sistema a quien lo vaya a usar para mantenerlo, para permitir auditoria del sistema y para enseñar a los usuarios como interactuar con el sistema y a los operandos como hacerlo funcionar.
Existen varios tipos de documentación. La de programas, que explica la lógica de un programa e incluye descripciones, diagramas de flujo, listados de programas y otros documentos; la del usuarios en forma general la naturaleza y capacidades del sistema y cómo usarlo.
Muchas organizaciones tienen lo que se conoce como un "programa de documentación", el cual consiste en una política formal cuya documentación se muestra como algo que debe prepararse en forma rutinaria para cada programa de cómputo, archivo y nuevos sistemas que permitan la facilidad del personal que este a cargo de ese sistema de ejecutarlo con mayor precaución.

TIPOS DE SISTEMA DE DOCUMENTACION

Existen varios tipos de documentación. La de programas, que explica la lógica de un programa e incluye descripciones, diagramas de flujo, listados de programas y otros documentos; la del usuarios en forma general la naturaleza y capacidades del sistema y cómo usarlo.
Muchas organizaciones tienen lo que se conoce como un "programa de documentación", el cual consiste en una política formal cuya documentación se muestra como algo que debe prepararse en forma rutinaria para cada programa de cómputo, archivo y nuevos sistemas.
Otra definición sería la de registro físico, generalmente por escrito que contiene los siguientes elementos:
Políticas y normas referentes al desarrollo del sistema, su implantación, operación y mantenimiento.
El diseño del sistema de información administrativo.
Procedimientos para instalar el sistema de información administrativo.Procedimientos para operar el sistema de información administrativo.Procedimientos para mantener el sistema de información administrativo.

IMPORTANCIA DE LAS DOCUMENTACONES DE SISTEMA

La importancia de la documentación bien podría ser comparada con la importancia de la existencia de una Póliza de Seguro; mientras todo va bien no existe la precaución de confirmar si nuestra Póliza de Seguros está o no vigente.
La documentación adecuada y completa, de una aplicación que se desea implantar, mantener y actualizar en forma satisfactoria, es esencial en cualquier Sistema de Información, sin embargo, frecuentemente es la parte a la cual se dedica l menor tiempo y se le presta menos atención.
Siempre se debe documentar un sistema como si estuviera a punto de irse a Siberia el siguiente mes, para nunca volver. Si la documentación del sistema es incompleta el diseñador continuamente estará involucrado y no podrá moverse a otra asignación.

ESTANDARIZACION Y NORMALIZACION

Estandarización

Significa que los símbolos convencionales se usan en todos los diagramas de flujo para prescribir el sistema y que en la documentación se usen formas estandarizadas.
Aún cuando las normas de documentación varían de una instalación a otra, es esencial que dentro de una organización, se utilice un solo método que nos halluda. El uso de procedimientos y documentación estandarizada proporciona la base de una comunicación clara y rápida, adiestramiento menos costoso del personal de sistemas, reducción de costos de almacenamiento, y otros que nos permite facilitar mas el trabajo en una empresa .
Ventajas De La Estandarización
Ayuda al entrenamiento del nuevo personal dentro y fuera de la organización de Sistemas.
Es útil para cualquiera que tenga la responsabilidad del mantenimiento de los sistemas.Ayuda a los analistas y diseñadores de sistemas en el trabajo de integración de sistemas.Asegura que el sistema opere correctamente.Se utilizan eficientemente los recursos que se dispongan.
Estándares Básicos De Documentación
Toda documentación que se relacione con un sistema, ya sea manual o por computadora, sencillo o complejo debe reunir los siguientes requisitos básicos:
Debe ser rotulada con claridad y bien organizada, con secciones claramente indicadas, almacenarlas en carpetas e índice.Los diagramas deberán ser claros, no aglomerados y la escritura manuscrita deberá ser legible.La documentación debe ser completa en el ámbito del sistema yse incluirá una leyenda o explicación de los términos utilizados. La documentación siempre se conserva actualizada.

normalizacion

Asegúrese de que los estándares sean completos, actualizados, documentados y legibles.
Auditar permanentemente para que se cumplan los estándares.
Evaluar si los estándares establecidos son los requeridos y hacer los cambios necesarios para que dichos estándares sean los apropiados.
Teoría General De Los Manuales De Documentación
Durante el desarrollo de un sistema, desde su concepción hasta su puesta en marcha se ha generado gran cantidad de documentos, que en muchas ocasiones se han visto modificados por documentos posteriores debido a cambios en el sistema.
Para evitar confusiones en las revisiones de la documentación se desarrollan diferentes tipos de documentos dirigidos a las personas que trabajarán con el sistema y para facilitar el mantenimiento del mismo. La documentación de un sistema debe ser marcada adecuadamente, bien organizada actualizada y completa; todos los términos utilizados deben explicarse. La documentación se hará disponible a todos los usuarios dc acuerdo a sus necesidades.

MANUAL ADMINISTRATIVO

ya que será función de la gerencia, de acuerdo con los usuarios de dicho Sistema, determinar silo expuesto en él satisface los requerimientos del propio sistema. Una vez lograda la aprobación, se estará en condiciones de iniciar el desarrollo del Sistema propuesto e ir integrando el resto de la documentación.
El manual tiene como finalidad el permitir a la alta gerencia tener la información necesaria y suficiente sobre un sistema en particular y servir como fuente de consulta una vez que el Sistema ha sido implantado en la computadora que no permita el trabajo mas factible y rápido que permite al uzuario el manejo y la facilidad que permite la rapide del sistema de un programa en el computdo que permite el manejo la rapide de toda la informacion de una empresa ya sea privada o publica ya que tiene la facilidad






MANUAL DE USUARIO


Expone los procesos que el usuario puede realizar con el sistema implantado. Para lograr esto, es necesario que se detallen todas y cada una de las características que tienen los programas y la forma de acceder e introducir información. Permite a los usuarios conocer el detalle de qué actividades ellos deberán desarrollar para la consecución de los objetivos del sistema. Reúne la información, normas y documentación necesaria para que el usuario conozca y utilice adecuadamente la aplicación desarrollada en ella que permita al usuario el mayor trabajo mas fácil y flexible y que desarrollen la capacidad para manejarlo.
Objetivos
Que el usuario conozca cómo preparar los datos de entrada.Que el usuario aprenda a obtener los resultados y los datos de salida.Servir como manual de aprendizaje requerir la información mas solidas.Servir como manual de referencia y compartir las informaciones.Definir las funciones que debe realizar el personal y que permita Informar al usuario de la respuesta a cada mensaje de error.
Pasos a seguir para definir como desarrollar el manual de usuario.
Identificar los usuarios del sistema: personal que se relacionará con el sistema.Definir los diferentes tipos de usuarios: se presentan los diferentes tipos de usuarios que usarían el sistema. Ejemplo: usuarios directos, indirectos.Definir los módulos en que cada usuario participará: Se describen los módulos o procesos que se ejecutarán por cada usuario en forma narrativa breve y clara.

IMPORTANCIA DEL MANUAL DE USUARIO

El Manual de Usuario facilita el conocimiento de:
Los documentos a los que se puede dar entrada por computadora.Los formatos de los documentos que realizan en los sistemas y se guaradan.Las operaciones que utiliza de entrada y salida de los datos.El orden del tratamiento de la computadora con los datos introducidos.El momento en que se debe solicitar una operación deseada.Los resultados de las operaciones realizadas a partir de los datos introducidos.
Al elaborar el Manual de Usuario, hay que tener en cuenta a quién va dirigido es decir, el manual puede ser manejado desde el director de la empresa hasta el introductor de datos. Por consiguiente, debe redactarse de forma clara y sencilla para que lo entienda cualquier tipo de usuario.
Contenido
Diagrama general del sistema
Muestra en forma condensada el flujo general de la información y de las actividades que se realizan en el sistema. Proporciona una visión general del sistema. Representar los diagramas utilizando para ello diagramas de bloques.
Diagrama particular detallado.
Presentar gráficamente todos los pasos que se efectúen dentro del departamento usuario a quien está dirigido este manual. Deben especificarse los archivos de entrada, salida, los resultados, revisiones y procesos manuales.
Explicación Genérica De Las Fases Del Sistema
En este punto se explica en forma específica y detallada todas las operaciones que aparecen representadas en forma gráfica en el diagrama particular. Se analizan cada una de las fases señalando:
El proceso principal que se desarrolla y que se realiza en ámbito de la documentación. .La entrada de la información del personal de la empresa y de toda los que la boran.La obtención de un resultado parcial y factible que permite el envío de información a otra dependencia.
Instalación Del Sistema
La instalación del sistema proporciona detalles completos sobre la forma de instalar el sistema en un ambiente particular.
Iniciación Al Uso Del Sistema
En este punto se explica cómo iniciarse en el sistema y cómo se pueden utilizar sus cualidades comunes. Esta documentación debe decir al usuario cómo salir de un problema cuando las cosas funcionan mal.

MANUAL DE REFERENCIA

Es el documento definitivo de cara al usuario y debe ser completo. Describe con detalle las cualidades del sistema y su uso, los informes de error generados y las situaciones en que surgen esos errores.
Dependiendo del sistema, los documentos al usuario se pueden proporcionar por separado o reunidos en varios volúmenes. Los sistemas de ayuda en línea evitan que el usuario pierda tiempo en consultas manuales.
Caducidad De Documento Fuente Y Destino Final
Como el usuario trabajará con documentos fuentes, éstos podrán tener un período de retención y un destino especificado.

MANUAL DE CAPITACION

Permite tener una clara visión del proceso de Captación de los latos fuentes previo al procesamiento electrónico de los mismos.
Objetivos

MANUAL DE OPERACION

Contiene la información que permite al personal de operación utilizar en forma eficiente la operación de los sistemas de procesamiento electrónico.
Contenido

*Diagrama general del sistema
Este diagrama debe ser presentado gráficamente y en forma sencilla. Representar los diagramas utilizando para ello diagramas de bloques (es el mismo diagrama que se presenta en el Manual Administrativo).

*Diagrama general del flujo del proceso electrónico.
Se representa en este diagrama todo el ambiente periférico que interactúa en el sistema en cuanto a: entradas manuales, medios magnéticos y dispositivos de salida. La simbología a utilizar debe ser establecida como estándar. (Ejemplos: cintas, discos, disquetes).